Chiarimento

Spett.le Stazione Appaltante, in relazione alla procedura in oggetto, al fine di poter valutare la possibilità di proporre ns. migliore offerta, si richiedono i seguenti chiarimenti: 1) Con riferimento specifico al punto 3 dell'art 29 del Capitolato d'Oneri, nella parte in cui si richiede al Responsabile del Trattamento dei dati, identificato nell’aggiudicatario del servizio, il trattamento di una serie di tipologie di dati, a nostro parere da qualificare come “sensibili” (sanitari, relativi a condanne penali ecc… ), si chiede conferma del fatto che la disposizione in esame sia un mero refuso, in quanto l’aggiudicatario del servizio svolgerà mera attività di recapito che non può spingersi alla conoscenza del contenuto della posta da recapitare;

2) Con riferimento specifico al punto 4 dell'art 29 del Capitolato d'Oneri, è previsto in capo all’aggiudicatario l’onere di effettuare la ricognizione delle banche dati e degli archivi (cartacei e non) relativi ai trattamenti effettuati in esecuzione del Capitolato. Si chiede di chiarire il contenuto di questa specifica attività.

3) Con riferimento specifico all’art. 28 del Disciplinare di gara si chiede di specificare cosa debba intendersi per dati conservati “permanentemente” ai sensi del "Piano di conservazione" del Manuale di gestione dei documenti del Comune di Venezia.

Domanda del: 26/03/2020 aggiornata il 27/03/2020
1) In relazione al primo quesito, si precisa che è stata mantenuta la formulazione più ampia possibile dell'articolo in uso nel Comune per le ipotesi in cui dall'esecuzione del contratto derivi anche un'attività di trattaamento dei dati personali da parte dell'aggiudicatario per conto dell'Ente ai sensi dell'art 28 GDPR; va da sè che se, come in questo caso, il trattamento dei dati da parte dell'appaltatore non include anche dati particolari o connessi a condanne penali, non dovendo avere l'aggiudicatario conoscenza del contenuto della corrispondenza, la nostra nomina riguarderà solo i dati personali comuni effettivamente trattati.

2) Con riferimento invece al secondo quesito, l'onere in capo all'appaltatore è quello di avere contezza (ad es. organizzare e strutturare in modo sicuro, denominare, monitorare etc..) delle eventuali banche dati e archivi - cartacei e non - in cui risiedono e vengono conservati i dati personali che la Ditta tratta per conto del Comune; ciò anche al fine di poter rispondere alle verifiche che il Titolare del trattamento (Comune di Venezia), ai sensi del comma 5 dello stesso art. 29 del Capitolato d'oneri, potrebbe svolgere sull'attività di trattamento che l'aggiudicatario per suo conto effettua.

3) il "Piano di conservazione" allegato al Manuale di gesone dei documenti è lo strumento di cui si dota ogni Pubblica Amministrazione per definire i tempi di conservazione della documentazione ricevuta e prodotta nell'ambito dei procedimenti amministrativi di propria competenza. Il Manuale di gestione dei documenti del Comune di Venezia, con allegato il relativo Piano di conservazione, è consultabile alla pagina https://portale.comune.venezia.it/ulies/deliberegiunta/files/2018/DG_2018_106_35455_Manuale%20completo%20con%2011%20allega.pdf

del sito internet comunale.

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